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Front Office INFORMATICO

Nell'organizzazione aziendale il termine front office (letteralmente "ufficio davanti"), indica l'insieme delle strutture di un'organizzazione che gestiscono l'interazione con il cliente. Si contrappone al back office che rappresenta invece il motore aziendale.

In informatica aziendale, il front office è l'insieme degli elementi per la consulenza esterna, in possesso dell'azienda e/o da essa attuati, che ruotano intorno al cliente, e attraverso i quali l'azienda di servizi interagisce con esso, fornendo servizi complementari propri e l'assistenza relativa ai servizi primari, oggetto della propria attività, orientati appositamente all'offerta efficiente/efficace di questi ultimi.

Ad esempio, in un'azienda, fanno parte del front-office le divisioni marketing e vendite, il customer relationship management ecc...; in una pubblica amministrazione, è l'ufficio per le relazioni con il pubblico e, più in generale, le funzioni di sportello. Un sito web non può assolutamente essere considerato una forma di front office, essendo il termine riferito ad una area organizzativa e non allo strumento informatico che ne rende fruibili i servizi. Sarebbe dunque più esatto riferirsi al sito web del front office, ad esempio il sito web dell'ufficio per le relazioni con il pubblico. In poche parole


Il front office di un'azienda svolge diverse attività:

- ricezione del cliente: accogliere con cortesia e gentilezza;

- ascolto dello stesso : qui entra in gioco la gestione dei  rapporti interpersonali;

- rilevazione dei bisogni: il front office deve essere in grado di capire, nel poco tempo che ha a disposizione, la reale esigenza del cliente;

- aiuto per ottenere la soddisfazione del cliente: capìti gli effettivi bisogni, c'è la necessità di indirizzare l'acquirente finale nel luogo in cui può soddisfare la sua esigenza.

saper comunicare è indispensabile. Molto spesso pensiamo di essere sempre chiari, mentre la stragrande maggioranza delle volte non lo siamo. È compito del front office accertarsi sempre che tutto ciò che viene detto sia esattamente percepito dal cliente; in questo modo abbiamo la capacità di essere
efficienti e dimostriamo di saper comunicare efficacemente
il primo incontro risulta basilare questo primo contatto può essere inteso come una telefonata o un chat che impegnano da un lato il cliente portatore di richieste e, dall'altro, gli operatori di front office che accolgono la domanda. Il front office è il primo impatto che un cliente ha con l'organizzazione; deve accogliere tutte le persone che entrano in azienda dando ad ognuna di esse lo stesso valore. Noi tutti sappiamo quanto importante e vitale sia un cliente per un'organizzazione, proprio per questo il front office deve saper accogliere qualsiasi acquirente entri in azienda prestandogli l'adeguata attenzione e ricordando sempre che tutti i clienti sono ugualmente importanti.  

In conclusione possiamo affermare che il front office ed il back office rappresentano la struttura portante di un'azienda. Il rapporto tra queste 2 parti - sezioni dell'ufficio deve essere caratterizzato da una comunicazione interna bidirezionale che renda back office e front office realmente complementari. A proposito di questo, risulta anche indispensabile, all'interno di un'azienda, costruire un gruppo di lavoro competente e motivato al contatto con l'utenza, oltre a realizzare un sistema diretto di comunicazione interna ed esterna; ciò significa assicurare un colloquio a due direzioni in grado di consentire il massimo dell'efficienza. I compiti, le funzioni e la qualità del lavoro dell'operatore di front office sono legati al livello di organizzazione complessiva dei diversi uffici e servizi ed a quanto l'intera azienda riconosca e faciliti il lavoro di accoglienza e risposta. Se esiste, ed è sostenuta, una circolarità di informazioni tra back e front office, i processi di accoglienza diventano, quindi, il risultato del lavoro di tutta l'organizzazione.
Quindi qualità del primo contatto, l'accoglienza telefonica o la chat, sono funzioni strettamente collegate da un lato al buon funzionamento di un'azienda, dall'altro al valore che una persona da al suo ruolo, ed alla professionalità che un front office possiede
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